La solución en la toma fisica de inventario.
Muchas veces nos hemos preguntado que hacer, cuando al finalizar una toma física de inventario los auditores presentan los resultados de las diferencias encontradas valorizados que son preocupantes, pues bien, ya tenemos el problema, solicitar que se ejecuten conteos y reconteos no son la solución final y feliz que nos resuelva decir, las diferencias “ desaparecieron”.
Casi por lo general cuando se hacen estas actividades los niveles de diferencia se reducen en el orden del 10 al 15% ,sin embargo, al final tenemos diferencias considerables. En ese momento es que se requiere cerrar el inventario y se tiene que efectuar el ajuste de diferencias en el Sistema, es aquí donde nacen las dudas y el temor hasta de los mismos contables del apretar la tecla y “regularizar los saldos” que representan sumas de dinero que ningún Gerente Financiero o de Operaciones quisieran aprobar ya que generan desconfianza en los Estados Financieros de la empresa para la toma de decisiones.
Toda esta situación de ajustes lamentablemente no se puede dilatar porque tenemos que tener claro los logísticos es que si nuestra organización requiere una planificación adecuada de nuestros inventarios para ofrecer un nivel de servicio al cliente adecuado, las existencias, deben conciliar físico vs sistema ya que esta en juego que cometamos un error de creer que tenemos algo que no hay fisicamente ,y no generar ningún tipo de requerimiento al área de compras sería grave, por el riesgo de la perdida de la venta y el cliente ,más aun en estos tiempos post pandemia y de la era de la logística 5.0 donde la competencia es mayor, la demanda es más restringida y los clientes son más exigentes en lo que requieren en tiempo y calidad en las entregas.
Entonces nos preguntamos
¿qué hacer ante este tema por lo que se sustenta ?
Ante esto las recomendaciones que se sugiere son:
- Hay dudas de los diferencias encontradas y temor en cerrar ajustes financieros que afectan a la compañía, pues inmoviliza estas diferencias en el mismo almacén virtual o si tu sistema no contempla esta transacción solicita a contabilidad crear temporalmente un almacén y que la misma área contable, de un plazo máximo de días útiles para que se revise toda la documentación pertinente, es decir: Transacciones, guías o facturas que sustenten que las diferencia encontradas nunca existieron.
- Determina un equipo de revisión interna conocedora del proceso, que se dedique al 100% en encontrar estas diferencias la cual previa puede clasificarlas con hacer un análisis ABC para concentrarte en las diferencias mas criticas
- Este almacén inmovilizado se cierra y se ejecuten los ajustes pertinentes los cuales, si o si tienen que hacerse y dejar con saldo 0 el mismo no sin antes determinar qué acciones correctivas tomar para que no se vuelvan a repetir estos problemas .
- Adjunta toda la documentación encontrada porque auditoria te va a solicitar evidencias de lo encontrado.
- Los ajustes no deben ser realizados por personal de almacén quien no puede ser juez y parte a la vez; Esto como política lo hace el área contable o financiera.
Por último, prepara un plan de acción para mitigar estos problemas de las diferencias de inventario encontradas. Este tema lo dejaremos en una próxima publicación donde daremos recomendaciones de como accionar para evitar este gran problema de las empresas que es solucionable. También pueden consultar el ente capacitador .
